Organisationsportal - Der Leitfaden zur korrekten und präzisen Auswahl

Organisationsportal - Der Leitfaden zur korrekten und präzisen Auswahl

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt sind Organisationsportale zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Organisationen aller Größen und Arten geworden. Ein ausgeklügeltes und qualitativ hochwertiges Portal verbessert die interne Kommunikation, optimiert Arbeitsabläufe, steigert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Abteilungen und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und die Verbindung der Mitarbeiter. Die Auswahl des richtigen Organisationsportals ist jedoch keine einfache Aufgabe und erfordert ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse der Organisation, Vertrautheit mit technologischen Optionen und sorgfältige Planung. Der vorliegende Artikel liefert alle notwendigen Informationen für einen informierten und erfolgreichen Auswahlprozess.

Schritt Eins: Bedarfs- und Anforderungsanalyse

Der Ausgangspunkt bei der Auswahl eines Organisationsportals ist eine klare Definition der Bedürfnisse, Ziele und Vorgaben der Organisation. Welche Probleme soll das Portal lösen? Welche Funktionalitäten sind erforderlich, um die Mitarbeiterleistung zu verbessern? Wie viele Nutzer werden voraussichtlich gleichzeitig auf das Portal zugreifen? Antworten auf diese Fragen helfen, detaillierte technische Anforderungen zu formulieren und einen strukturierten Projektplan aufzustellen.

Wichtiger Tipp: Beziehen Sie Vertreter aus verschiedenen Abteilungen und Ebenen der Organisation in den Spezifikationsprozess ein, um ein umfassendes Bild der unterschiedlichen Bedürfnisse zu erhalten und ein Gefühl der Verpflichtung und gemeinsamen Verantwortung zu schaffen.

Schritt Zwei: Untersuchung technologischer Alternativen

Sobald die Bedürfnisse und Anforderungen definiert sind, ist es an der Zeit, die vorhandenen technologischen Lösungen auf dem Markt gründlich zu untersuchen. Die Hauptoptionen sind fertige, softwarebasierte Portale (wie Microsofts SharePoint), Open-Source-Portale (Liferay, Drupal) und maßgeschneiderte Portale. Jede Alternative hat ihre Vor- und Nachteile, und die Eignung hängt von der Größe der Organisation, der Art der Tätigkeit, dem Projektbudget und den verfügbaren IT-Ressourcen ab.

Es ist auch ratsam, die Integration mit bestehenden Organisationssystemen, Anpassungsmöglichkeiten und zukünftige Änderungen, das Sicherheitsniveau und den Datenschutz sowie die Kosten für Erwerb, Implementierung und laufende Wartung zu prüfen.

Schritt Drei: POC und Lieferanteneindrücke

Vor einer endgültigen Entscheidung wird empfohlen, ein Proof of Concept (POC)-Projekt mit führenden Anbietern durchzuführen, um die praktische Übereinstimmung mit den Bedürfnissen sowie die Qualität von Service und Unterstützung zu bewerten. Die POC-Phase ermöglicht praktische Erfahrungen mit dem Portal, das Einholen von Feedback von Benutzern und die Identifizierung von Herausforderungen und Mängeln, die zuvor nicht erkannt wurden.

Außerdem ist es ratsam, bestehende Kunden des Anbieters zu kontaktieren und von ihren Erfahrungen im Prozess, von der Implementierung bis zur täglichen Nutzung, zu hören. Fordern Sie spezifische Beispiele für Erfolge, aufgetretene Herausforderungen und deren Lösungen an.

Faszinierende Fakten und Daten zu Organisationsportalen:

• Eine Forrester-Studie aus dem Jahr 2022 ergab, dass Organisationen, die erfolgreich ein Portal implementiert haben, eine 25%ige Verbesserung beim Wissensaustausch und in der abteilungsübergreifenden Kommunikation feststellen.
• Eine AIIM-Umfrage ergab, dass 40% der Mitarbeiter über Schwierigkeiten klagen, essentielle Informationen in den Organisationssystemen zu finden. Ein umfassendes Portal kann das Problem von "Informationssilos" verringern und den Zugang zu wichtigen Ressourcen optimieren.
• Ein IDC-Bericht schätzt, dass die Nutzung von Organisationsportalen bis 2025 in Organisationen weltweit um 35% zunehmen wird.

Ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung eines Organisationsportals:

Die Versicherungsgesellschaft Migdal hatte zuvor Herausforderungen mit der internen Kommunikation, der Koordination zwischen Abteilungen und der Effizienz der Mitarbeiter. Im Jahr 2020 entschieden sie sich für die Implementierung des Organisationsportals von SharePoint und berichteten innerhalb eines Jahres:

• Ein Anstieg um 150% der aktiven Mitarbeiter im Portal.
• Eine durchschnittliche Reduzierung der für die Suche nach wichtigen Informationen und Dokumenten benötigten Zeit um 50%.
• Eine Reduzierung von etwa 45% der Missverständnisse und Fehler zwischen den Abteilungen.
• Ein Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit um 30% und ein Gefühl der Zugehörigkeit zur Organisation.

Die anfängliche Investition in die präzise Bedarfsdefinition, die umfassende Bewertung der Alternativen und ein erfolgreiches Pilotprojekt ermöglichten es Migdal, ein Organisationsportal zu implementieren, das signifikant zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt und als echter Wachstumsmotor fungiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl eines geeigneten Organisationsportals ein herausfordernder und hochgradig wichtiger Prozess ist, der tiefes Nachdenken, eine umfassende Prüfung der Alternativen und die Zusammenarbeit aller relevanten Interessengruppen in der Organisation erfordert. Die Einhaltung eines strukturierten und systematischen Ansatzes während des gesamten Prozesses, gepaart mit einem gründlichen Verständnis der Bedürfnisse und Optionen, wird sicherstellen, dass eine optimale Lösung gefunden wird, die genau auf die einzigartigen Herausforderungen der Organisation eingeht und langfristig erheblichen Wert schafft.

Wenn Sie die Implementierung eines Organisationsportals in Betracht ziehen und sich über die richtigen Schritte unsicher sind, können Sie sich gerne für eine unverbindliche Erstberatung an uns wenden. Wir teilen gerne das umfangreiche Wissen, das wir aus der Unterstützung zahlreicher erfolgreicher Projekte gewonnen haben, helfen Ihnen bei der Definition der Strategie und der Auswahl der geeigneten Technologie und bieten Ihnen die Werkzeuge, um Ihre Organisation ins digitale Zeitalter zu führen. Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie ein Organisationsportal die Funktionsweise, Zusammenarbeit und den Erfolg Ihres Unternehmens wirklich revolutionieren kann.